一条文献里缺了页码，换字体补不回来；把文章名填成期刊名，导出工具也未必会提醒。开始排版前，先把每条文献对应的原文找出来。
学校模板、期刊要求与不同引用体系的写法并不相同。下面重点讲整理顺序，字段示例仅帮助识别信息位置，不能当作某一标准的完整规则直接提交。
先选定一套要求
把学院模板里的文献示例与注意事项放在旁边，确认采用顺序编码还是作者年份标注。若要求文件只写“格式规范”却没有具体示例，先向导师确认；不要把几篇网上论文的格式拼在一起。
记录要求文件的名称和版本。正文、脚注与文后列表要一起检查：同一篇论文不能前面用作者年份，后面又随手改成另一套编号方式。
拿着原文，把这些字段补齐
| 资料类型 | 先核对的字段 | 容易填错的地方 |
|---|---|---|
| 期刊文章 | 作者、文章题名、期刊名、年份、卷期、页码或文章号 | 文章题名与期刊名颠倒 |
| 图书 | 作者、书名、版次及要求的出版信息 | 将再版年份与初版年份混用 |
| 学位论文 | 作者、题名、学位授予单位、年份 | 把数据库名称写成授予单位 |
| 网页资料 | 责任者、标题、日期及要求的网址和访问日期 | 只存网页地址，缺少标题 |
有些资料采用文章号，没有传统页码；有些网页没有标明发布日期。遇到缺项，按所用规范处理，不要为了填满字段编一个数字。DOI 也要核对到对应文献，不能仅看外观像链接就算完成。
用一条文献检查整理过程
字段占位示例，不是真实参考文献
期刊条目可先拆成：作者｜文章题名｜期刊名｜年份｜卷（期）｜页码或文章号。
若学校采用相应的顺序编码写法，外观可能类似：
[序号] 作者. 文章题名[J]. 期刊名, 年份, 卷(期): 页码.
其中每个占位字段都要换成你实际阅读的资料信息；作者省略规则、标点和条目类型仍按学校要求调整。
批量整理后，再做一遍双向核对
- 合并列表并去重。同一篇文献的中文译名与原文名可能被误当成两条。
- 用原文核对字段，保存可以定位到它的记录。
- 在所用文献管理工具中选定样式，统一生成列表。
- 从正文逐条查到文后，确认每个标注都有对应条目。
- 再从文后回查正文，处理重复、错位和没有实际引用的条目。
老师要求保留阅读书目时，可以按要求另列；不要把没有引用的材料混入仅供正文引用使用的参考文献列表。改动编号后，还要检查图注、表注与脚注里的标注。
| 问题 | 先做的检查 |
|---|---|
| 编号顺了，但引用错了作者 | 沿正文标注核对到原始文献 |
| 同一作者出现两种姓名写法 | 核对原文及文献库字段 |
| 导出后中文标点不一致 | 检查是否混用了样式或手工条目 |
你可能还会遇到
能让工具直接补出缺失的参考文献吗？
可以借助工具查找候选资料，但最终要打开原文核对。找不到原文或无法确认的条目，不要作为已经读过的文献提交。
全文完成后再插入引用编号可以吗？
容易遗漏对应关系。写作时先保留来源记录和标注，后期再统一样式，会比凭记忆补引用可靠。